Checkliste Auswahl E-Mail Marketing Software

Um die für ihre eigenen Bedürfnisse passende E-Mail Marketing Software/Lösung bzw. den richtigen E-Mail Marketing Anbieter zu finden sollte der Auswahlprozess in mehreren Phasen ablaufen. Die folgende Checkliste kann ihnen zur Orientierung für den Ablauf dienen:

• Datenbasis prüfen
• E-Mail Marketing Konzept erstellen
• Anforderungskatalog auf Basis des Konzepts (auch techn. Anforderungen)
• Vorauswahl (ASP <-> Inhouse)
• Engere Auswahl/Pitch (anhand E-Mail Marketing Software Marktübersicht)
• Demo-Accounts anlegen und ausprobieren
• Angebote anfordern (Achtung auf Vergleichbarkeit
  z.B. Template, E-Mail Volumen, Fixkosten…)
• Endauswahl (Hotlist max. 3 Anbieter)
• Preisnachverhandlungen und Entscheidung

Vorbereitung der Auswahl der E-Mail Marketing Lösung

Wie schon Eingangs angedeutet ist E-Mail Marketing im allgemeinen deutlich günstiger als andere Marketing Maßnahmen. Außerdem können Newsletter sehr schnell umgesetzt werden, d.h auch kurzfristige Aktionen sind möglich. Das weiteren ermöglichen Newsletter die Steigerung der Kundenbindung, Verbesserung der Kundenkommunikation und bietet genau messbare Ergebnisse. Angesichts dieser starken Vorteile ist die Frage meist nicht ob, sondern in welchem Umfang E-Mail Marketing betrieben werden soll.

Für die Vorbereitung der Umsetzung sollte zunächst eine gute Datenbasis geschaffen werden. Daran sollte sich auf Basis der Ziele und Voraussetzungen die Entwicklung des E-Mail Marketing Konzepts anschließen. Mit dieser Grundlage kann dann die Auswahl der passenden E-Mail Marketing Software vorgenommen und das Konzept umgesetzt werden. Die damit entstehenden Newsletter Kampagnen sollten ausgewertet und ständig verbessert und weiterentwickelt werden.

Das E-Mail Marketing Konzept sollte damit die Bereiche Ziel- und Zielgruppendefinition, Soll-/Ist-Analyse, Planung (Frequenz, Resonanz, Erwartungen, Kosten) sowie Recherche (rechtliche und technische Aspekte) und Umsetzung umfassen. Da der Schwerpunkt dieses Artikels in der Auswahl der E-Mail Marketing Software beziehungsweise des E-Mail Marketing Anbieters (ASP) liegen soll, kann an dieser Stelle nicht detaillierter auf die Bestandteile des Newsletter Konzepts eingegangen werden – hierzu folgen in einem separaten Post noch weitere Details, für den Moment muss ich auf die weiterführenden Links verweisen. Der Vollständigkeit halber möchte ich noch kurz darauf hinweisen, dass es neben den hier beschriebenen Umsetzungsvarianten einer E-Mail Marketing Lösung natürlich auch die Möglichkeit des kompletten Outsourcings an eine Agentur gibt.

Bei den hier beschriebenen unternehmenseigenen Umsetzungsmöglichkeiten für die Auswahl der Software bzw. des Anbieters spielt die Sendefrequenz und der Umfang der Newsletter eine wichtige Rolle. Die Datenbasis besteht normalerweise aus den E-Mail Adressen der eigenen Kunden, wodurch i.A. größtmögliches Empfängerinteresse gegeben ist (bitte beachten Sie unbedingt die rechtlichen Anforderungen – siehe Link unten). Die Akquise externer Adressen führt meist zu deutlich niedrigerer Qualität und ist in der Regel auch mit hohen Kosten verbunden. Daher ist es empfehlenswerter z.B. mit kreativen Aktionen wie beispielsweise Gewinnspielen und Optimierungen die Generierung eigener Adressen zu verstärken. Auf Basis dieser Informationen kann der Umfang der zu versendenden Newsletter Kampagnen geschätzt werden. Werden bereits Newsletter versendet ist zu bedenken, ob evtl. Spam Probleme bestehen, ob ein CRM System genutzt wird, welche anderen Kundendaten verwendet werden und letztendlich ob die derzeitige Versandlösung noch ausreichend ist. Sollte diese letzte Frage mit Nein beantwortet oder Newsletter Marketing neu eingeführt werden dann sollten sie zunächst grob das Budget und ihr technisches Know-How/IT-Ressourcen betrachten und auf Basis dessen eine erste Vorauswahl der E-Mail Marketing Lösung erfolgen.

Vorauswahl der E-Mail Marketing Lösung

Der Markt für Newsletter Marketing ist groß und so auch die Auswahl an Newsletter Software und Anbietern. Um eine erste Vorauswahl zu treffen bietet sich jedoch besonders ein Kriterium an, denn alle Möglichkeiten lassen sich in Inhouse- Lösungen und ASP E-Mail Marketing Lösungen unterteilen.

Inhouse E-Mail Marketing Lösungen

Bei Inhouse Lösungen übernehmen sie selbst das Hosting der Anwendung, die technische Betreuung sowie den Newsletter-Versand. Daher benötigen sie hier technisches Know-How und Ressourcen wie z.B. einen Mail-Server.
Inhouse Lösungen von E-Mail Marketing Software bieten einige Vorteile aber auch gewichtige Nachteile:

+ niedrigere Kosten möglich durch OpenSource Software
+ Datensicherheit und volle Kontrolle
+ Verwendung eigener technischer Ressourcen
– meist geringerer Funktionsumfang (OpenSource) oder sehr teuer in Anschaffung
– eigene Ressourcen notwendig und gebunden > TCO beachten!
– Setup Aufwand und v.a. Support Aufwand nicht zu unterschätzen
– tendenziell niedrigere Zustellbarkeit als bei ASP Lösung! Wichtiger je größer Empfängerliste.

Inhouse E-Mail Marketing Anbieter/Lösungen:
Artegic ELAINE, Inxmail Professional, Melin 4, Interspire (USA), Aconon, OpenEMM, phpList, dialogue1

ASP E-Mail Marketing Lösungen

ASP steht für Application Service Provider und beschreibt einen Dienstleister, der anderen Unternehmen Computeranwendungen über das Internet zur Verfügung stellt. Das heißt bei ASP Lösungen stellt der Dienstleister ihnen die Anwendung mitsamt der Infrastruktur zur Verfügung, folglich benötigen sie für den Newsletter-Versand keine Internet Ressourcen (wie z.B. Mail-Server) und deutlich weniger bis kein technisches Know-How. Im Fall von E-Mail Marketing profitieren sie außerdem vom Wissen und den Provider Beziehungen der Dienstleister, d.h. von einer in der Regel hohen Zustellbarkeit.
ASP Lösungen von E-Mail Marketing Software sind definitiv der Trend der letzten Jahre und bieten große Vorteile, das Gewicht der Nachteile liegt eher im eigenen Ermessen:

+ hohe Zustellbarkeit der E-Mails wie sie selbst kaum erreichbar ist!
+ z.T. großer Funktionsumfang und gute Usability
+ eigene Ressourcen werden v.a. im Setup benötigt, aber insgesamt deutlich weniger Bedarf
+ hohe Zuverlässigkeit
+ gute Weiterentwicklung der Software
– in der Regel höhere Kosten
– Datensicherheit liegt beim ASP Anbieter (Daten werden außer Haus gegeben)

ASP E-Mail Marketing Software/Lösungen:
optivo Broadmail, emailvision Campaign Commander, eCircle Messenger, Artegic ELAINE, emarsys, SC Networks EVALANCHE, Inxmail Professional, Clever Elements, Constant Contact (USA), MailChimp (USA), Mailingwork, Cleverreach, Experian/UMS (United Mail Solutions), Epsilon, Silverpop, dialogue1, agnitas, GraphicMail, tripicchio, letteron

Die angebotenen Lösungen können außerdem grob in Basis- bzw. Profi und High-End-Systeme unterteilt werden. Basis-Systeme sind vor allem auf kleinere Mailing-Listen ausgerichtet und gekennzeichnet durch günstigere Preise aufgrund niedrigeren Funktionsumfangs und/oder OpenSource. Die Profi-Systeme und High-End-Systeme zielen auf größere Mailing-Listen und professionelle Anwender und bieten in der Regel größeren Funktionsumfang, höhere Zustellbarkeit und zum Teil bessere Usability. Grundsätzlich sollte man jedoch insbesondere bei größeren Empfänger-Listen beachten, dass High-End-Systeme preislich nicht notwendigerweise viel teurer sind, denn meist verlangen sie zwar Setup-Kosten, aber im laufenden Betrieb spielen diese für Kosten kaum eine Rolle. Wichtig ist hierbei eine Betrachtung z.B. über einen Zeitraum von einem Jahr mit Berechnung der Kosten/E-Mail aus Setup-Kosten+Fixkosten+Variable Kosten.

Unter Einbeziehung des Umfangs der monatlich zu versendenden Newsletter und des zur Verfügung stehenden Budgets und IT Ressourcen sowie der beiden Varianten Inhouse <-> ASP sollte eine erste Vorauswahl möglich sein.
Für kleinere Empfängerlisten und kleine Budgets kommen die High-End ASP Lösungen v.a. wegen den Setup-Kosten meist nicht in Frage. Hier können die Do-it-yourself Anbieter sehr interessant sein, denn bei Ihnen ist ein Setup selbst möglich und somit ist ein einfacher Einstieg ins E-Mail-Marketing direkt über die Webseite des Anbieters möglich. Die Anbieter bei denen man selbst alles anlegen und starten kann sind in der Marktübersicht gekennzeichnet.

Anbietervergleich E-Mail Marketing Software

Nach der Vorauswahl sollte das nächste Ziel in der Generierung einer Hotlist der eigenen Top-Favoriten bestehen. Die aus meiner Sicht wichtigsten Kriterien für einen Vergleich der E-Mail Marketing Software/Anbieter sind:

• Newsletter Erstellung
• Personalisierungsmöglichkeiten
• Zielgruppen Selektion/Empfängerverwaltung
• Zustellbarkeit
• Tracking
• Usability
• Daten-Syncronisation/API
• Internationalität
• automatische E-Mails (Bsp. Bestellbestätigung, Geburtstagsmails)
• Rollen
• Kosten
• Service

Diese Kriterien können wie in der Marktübersicht dargestellt noch detaillierter aufgeschlüsselt werden. Meiner Meinung nach sind sie aber sehr gut geeignet um mittels eines Rankings der Kriterien und Bewertung mittels Punktesystem letztlich die Hotlist der am besten zu den individuellen Anforderungen passenden E-Mail Marketing Software Lösung zu finden.
Der kostenlos zum Download bereitgestellte E-Mail Marketing Anbietervergleich spiegelt in der Bewertung vor allem Tendenzen aufgrund der persönlichen Erfahrung wider, denn Merkmale wie z.B. Usability sind mitunter sehr subjektiv. Die Gesamtbewertung besonders der High-End Systeme liegt nah beieinander, einerseits da sich verschiedene Stärken und Schwächen mitunter insgesamt ausgleichen und zum anderen weil die Top-Anbieter sehr mächtige Lösungen mit ähnlicher Funktionsvielfalt bieten. Insofern sollten die Ergebnisse der Bewertung in der Marktübersicht eher als Hinweis auf die Unterschiede zwischen den einzelnen E-Mail Marketing Lösungen verstanden werden anstatt einer absoluten Bewertung. Die Gewichtung der einzelnen Bewertungskriterien gibt dazu die unterschiedliche Bedeutung einzelner Merkmale für die Auswahl wider – bei anderen Präferenzen sollte evtl. der Bewertungsschlüssel angepasst werden.

Hotlist und Endauswahl der richtigen E-Mail Marketing Lösung

Für die individuelle Bewertung der möglichen Lösungen sollte man sich daher meines Erachtens nach bei allen Kandidaten in der engeren Auswahl unbedingt einen Demo-Account einrichten, dies geht in aller Regel sehr unkompliziert und kostenlos. Nur durch eigenes Testen ist eine solide Beurteilung und Vergleich möglich, denn viele Unterschiede treten erst beim Testen zu Tage. So können außerdem Usability bewertet und die Lösung im Hinblick auf die eigenen Prozesse geprüft werden.

Einen weiteren wichtigen Punkt in der Auswahl spielen sicher die Setupkosten und laufenden Kosten (fix/variabel) sowie Vertragslaufzeit, daher hierzu noch ein Extra-Wort. Die Marktübersicht enthält auch Hinweise zu den Preisen, diese sind jedoch (wie natürlich alle Angaben) ohne Gewähr und spiegeln mitunter den Stand Anfang des Jahres wider. Da es sich im E-Mail Marketing um einen hoch-kompetitiven Markt handelt können einige Preise weiter gesunken sein, über Hinweise wäre ich dankbar. Wichtig ist bezüglich der Preise und Vertragslaufzeit aber hauptsächlich, dass aufgrund der Marktsituation eigentlich alle Preise verhandelbar sind (natürlich je leichter je höher das Volumen)! Insbesondere Emailvision hat im High-End-Bereich auch über den Preis sehr agressiv Neukundenaquise betrieben und damit auch andere Anbieter im Profi-Segment zu Preissenkungen gezwungen. Zudem bietet das Jahresende eine weitere Chance für gute Preisverhandlungen – denn häufig müssen bis zum Abschluss des Jahres die eigenen Vertriebsziele erreicht werden, d.h. hier sind aus diesem Grund bei schnellem Abschluss evtl. weitere Preiszugeständnisse möglich. Für den Kostenvergleich sollte man insbesondere bei größeren Empfänger-Listen beachten, dass High-End-Systeme preislich nicht notwendigerweise viel teurer sind, denn meist verlangen sie zwar Setup-Kosten, aber im laufenden Betrieb spielen diese für die Gesamtkosten eine kleine Rolle. Wichtig ist hierbei eine Gesamtbetrachtung z.B. über einen Zeitraum von einem Jahr mit Berechnung der Kosten/E-Mail aus Setup-Kosten+Fixkosten+Variable Kosten.

Gesamtkosten/E-Mail (1Jahr):

Setup-Kosten für Lösung/Anbieter (inkl. Template, Module, Anpassungen…!)
+ Fixkosten (monatl./jährlich – z.B. Service-Gebühr, Flatrate…)
+ Variable Kosten (Volumenkosten z.B. für 1Mio Mails – pro Mail…)
= Gesamtkosten/E-Mail (x 1.000 => TKP)

Zu guter Letzt sollte man den wichtigen Punkt Service nicht vergessen, denn letztlich sollte auch dieser eine Rolle spielen bei der Entscheidung. Hier sollten sie aufpassen, dass Service kostenlos und direkt zur Verfügung steht. Darüber hinaus ist das Service-Empfinden natürlich subjektiv, ich persönlich empfinde insbesondere den Service (Pre- und After-Sales) von Optivo als sehr gut, aber auch Emailvision, ECircle und emarsys – in dieser Reihenfolge – waren gut bis ordentlich (nur Pre-Sales Erfahrung).

Der Vollständigkeit halber möchte ich hinzufügen, dass wir uns im letzten Fall für Optivo Broadmail entschieden haben. Wie sich aus der Marktübersicht ergibt bietet Optivo große Funktionsvielfalt, gute Usability, guten Service und hat uns dabei auch einen guten Preis gemacht – bis heute herrscht große Zufriedenheit mit der Wahl. Die Entscheidung war aber denkbar knapp – daher besteht keine uneingeschränkte Präferenz für diese Lösung. Die Bewertung in der Marktübersicht wurde vollkommen unabhängig von jeglichen Anbietern vorgenommen und ist allein aufgrund eigener Erfahrung und den eigenen Tests und Recherchen enstanden.

Fazit

E-Mail Marketing hat das Potenzial für jedes Unternehmen ein zentraler Marketing-Kanal zu sein und darf daher nicht nebenher betrieben werden. Die Einführung und Umsetzung sollte jedoch sorgfältig durchdacht und geplant werden. Für die richtige Auswahl einer E-Mail Marketing Lösung wurde eine Vorgehensweise und Checkliste vorgeschlagen mit deren Hilfe Stolpersteine vermieden werden können. Nach der Entscheidung zwischen Inhouse- und ASP Lösung kann mittels vorgestellter Auswahl – Kriterien die Auswahl weiter eingeschränkt werden. Die kostenlos bestellbare Marktübersicht bietet zudem eine Feature-Übersicht und detaillierte Bewertungen der einzelnen Anbieter. Einen zentralen Unterschied zwischen den vorgestellten E-Mail Marketing Lösungen bilden die verschiedenen Usability-Konzepte. Darüber hinaus glänzen aber insbesondere die ASP Anbieter mit einer großen Funktionsvielfalt, daher sind weitere Unterschiede eher im Detail bzw. bei Spezialanforderungen zu finden.

Im Mittelpunkt der Auswahl einer passenden E-Mail Marketing Lösung sollte daher der aus dem E-Mail Marketing Konzept und den technischen Voraussetzungen abgeleitete Anforderungskatalog stehen. Ergänzt durch eigene Tests und Bewertung ermöglicht die hier kostenlos zur Verfügung gestellte Marktübersicht und Software-Vergleich die richtige Wahl der für sie passenden E-Mail Marketing Lösung.

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Erstmal vielen Dank für das tolle Feedback und die große Nachfrage!
Dank der Aufmerksamkeit und dem Feedback von Inxmail (1), Evalanche (2) und Cleverreach (3) konnte ich außerdem ein paar Punkte aktualisieren und korrigieren. Dazu gehören die Möglichkeiten dieser Anbieter bei der Personalisierung (1,2,3), den Rechten und Rollen (2,3) sowie den automatisierten Emails und bei Cleverreach auch die Usability, die hier mit der neuen Beta Version eine ordentliche Verbesserung bringt. Das Download-Dokument wurde entsprechend aktualisiert und wird ab sofort so versendet. Ich habe außerdem im ASP Anbieter-Bereich auf die Unterscheidung zwischen High-End und Profi-Systemen gänzlich verzichtet, da die Unterschiede zu klein für eine scharfe Trennung sind und eine suggerierte höhere Wertung nicht von vornherein zum Ausschluss der bisherigen Profi-Systeme führen soll.

Update 2+3
Bitte entschuldigen Sie die zunächst noch fehlenden Punkte bei den Anbietern Inxmail, Evalanche und Cleverreach und beachten Sie dadurch verursachte Änderungen in der Übersicht. Darüber hinaus wurden mit Silverpop und Experian/UMS zwei weitere Anbieter aufgenommen werden.

Aufgrund des Feedbacks und um Missverständnisse zu vermeiden hier nochmal in aller Deutlichkeit folgende Hinweise:
1. Diese Übersicht stellt keine umfassende Studie dar, sondern ist ein Versuch aufbauend auf einem Case (Anfang des Jahres) und den daraus gewonnen Erfahrungen eine Marktübersicht der E-Mail Marketing Anbieter zusammenzustellen um bei der eigenen Auswahl anhand von Kriterien und Vorgehensweise zu unterstützen. Die online verfügbaren Informationen der Anbieter wurden dazu bestmöglich nochmals recherchiert und auf Veränderungen hin abgeglichen.
2. Die letztendliche, als subjektiv gekennzeichnete Bewertung wurde um Mißverständnisse zu vermeiden leider gänzlich entfernt.
3. Die individuellen und verschiedenen Anforderungen führen meist zu sehr unterschiedlichen Ergebnissen.
4. Ich hoffe dass bei Problemen, Anregungen, Feedback und Aktualisierungen weiterhin direkt Kontakt aufgenommen wird.

E-Mail Marketing Software Marktübersicht

UPDATE: Aufgrund des hohen Aktualisierungsaufwands und des sich ständig weiterentwickelnden Marktes bzw. der kontinuierlich entwickelnden Hersteller bedingt die Übersicht einen hohen Aktualisierungsaufwand. Da Lemundo sich auf sein eigenes Projekt konzentriert ist der hohe Zeitaufwand für die Aktualisierung der Übersicht für uns leider nicht zu leisten. Sollte jemand Interesse haben die Übersicht fortzuführen, freuen wir uns über eine direkte Anfrage. Vielen Dank für Ihr Verständnis. Das Lemundo Team

Weiterführende Infos & Links zum Thema:

Typische Response-Werte für E-Mail Marketing:

Öffnungsraten: 15%-30%
Klickraten: 5%-10%
Conversion: 0.5%
(bezogen auf Empfänger)

Interessante Links:

E-Mail Marketing Blog »

E-Mail Marketing Tips »

Detaillierte Richtlinien für zulässiges E-Mail Marketing finden Sie hier » und ein paar zusammengefasste Tips auch hier ».
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