Teamassistenz Office & Operations Management (m/w/d)

Office-Management & Team-Experience

• Gastgeber-Mentalität & Empfang: Mit Deiner herzlichen und souveränen Art bist Du die erste Ansprechperson für unsere Gäste und sorgst für einen erstklassigen Empfang – persönlich sowie am Telefon
• Repräsentatives Umfeld: Du stellst sicher, dass unser Büro jederzeit in einem Top-Zustand ist. Du hast den Blick für die Details, die unsere Räume zu einem inspirierenden Ort machen, an dem sich unsere Gäste und unser Team gleichermaßen wohlfühlen
• Tool-Administration: Du verantwortest die Pflege und Verwaltung unserer internen Systeme (insbes. Google Workspace) und bist die zentrale Anlaufstelle für administrative IT-Fragen
• Schnittstelle zu Partnern: Du steuerst die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern (Reinigung, Handwerk, Lieferanten) eigenverantwortlich und zuverlässig
• Mitarbeitendenbetreuung: Du bist Ansprechperson für organisatorische Fragen des Teams und sorgst mit viel Gespür für wertschätzende Details wie die Koordination von Jubiläen, Geburtstagen und Geschenken für Mitarbeitende
• Interne Kommunikation: Du gestaltest unseren internen Newsletter und pflegst die Kanäle, über die wir unser Team auf dem Laufenden halten.

Event-Management & Repräsentation

• Messen & externe Events: Du koordinierst unsere Präsenz auf Branchen-Veranstaltungen und bereitest unsere Messeauftritte und Veranstaltungen professionell vor, damit wir uns optimal präsentieren
• Kreative Event-Gestaltung: Mit eigenen Ideen planst und verantwortest Du unsere großen Highlights wie Weihnachtsfeiern und Sommerfeste und unterstützt engagiert bei der Organisation kleinerer Team-Aktivitäten

Operations & Support

• Durchdachtes Reisemanagement: Du unterstützt in der sinvollen Planung von Geschäftsreisen – von der klugen Hotelauswahl in Kundennähe bis zur optimalen Taktung, damit das Team stressfrei ankommt
• Business Support: Du hältst dem Team administrativ den Rücken frei, koordinierst Termine vor Ort und unterstützt bei der täglichen Organisation.

Vorbereitende Buchhaltung (Nice to have)

• Digitales Belegmanagement: Du verantwortest die strukturierte Zuarbeit für unser Steuerbüro, pflegst unsere Zahlungssysteme (z. B. Pliant) und stellst die vollständige Belegzuordnung in DATEV sicher
• Rechnungs-Workflow: Du übernimmst die Zuordnung der Belege und verwaltest wiederkehrende Rechnungen
• Zahlungsverkehr: Du koordinierst den reibungslosen Ablauf von Überweisungen sowie die Abwicklung von Personalauslagen über unsere Banking-App und sorgst für Transparenz in den Zahlungsflüssen

Persönlichkeit: Du überzeugst durch kommunikative Stärke sowie ein empathisches, freundliches und serviceorientiertes Auftreten

Organisationstalent: Du hast eine strukturierte Arbeitsweise, die Fähigkeit zu priorisieren und behältst auch bei mehreren gleichzeitigen Aufgaben stets den Überblick

Digitaler Fokus: Du bist sicher im Umgang mit digitalen Tools (insbes. Google Workspace) und bringst die Bereitschaft mit, dich zügig in neue Systeme einzuarbeiten

Erfahrung & Integrität: Du verfügst über mehrjährige Erfahrung in einer vielseitigen Assistenztätigkeit oder vergleichbaren Position. Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen ist für Dich selbstverständlich

Sprachkenntnisse: Du besitzt fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse.